Со временем у фрилансеров возникает необходимость систематизировать информацию о заказчиках и выполненных проектах. И здесь вам понадобится специальная База заказчиков и проектов.

Для чего нужна «еще одна записная книжка»

Часто бывают ситуации, когда нужно найти информацию о проекте, выполненном какое-то время назад, или его заказчике. Порой сделать это непросто, особенно если результат нужен срочно. Некоторые данные узнать вообще проблематично, если прошло несколько месяцев.

Реальные примеры:

  1. Заказчик в истерике, у него поломался сайт. Но фрилансер разово вносил правки на этом сайте и не сохранил себе логин и пароль к сайту. В итоге, пока фрилансер искал доступы в почте, сайт починила поддержка хостинга.
  2. Заказчик обращается спустя пару недель после выполнения предыдущего проекта (редактура текста) с новым заданием. Но фрилансер не помнит, оплатил ли заказчик прошлый проект, и по какой ставке он работал именно с этим заказчиком.
  3. Фрилансеру поступило 2 срочных заказа от постоянных заказчиков. Сделать вовремя он успеет только один из них. Второму заказчику необходимо вежливо отказать. Чтобы выбрать, какой заказчик для него важнее, фрилансер хотел бы узнать, сколько проектов и на какую общую сумму заказывали каждый из них. Мало кто ведет такую статистику.
  4. Заказчик пропал в Телеграме, не оплатив проект. Однако фрилансер точно помнит, что очень давно получал от заказчика письмо по почте, при этом почтовый ящик регулярно очищается от старых писем. Как узнать почту заказчика?
  5. Фрилансера интересует статистика его работы. Увеличились ли доходы? Сколько он зарабатывает в месяц, в день? Сколько заказов в месяц, в год? А заказчиков?
  6. Постоянные заказчики иногда платят не сразу, особенно если суммы незначительные, а задания даются регулярно. Как не забыть, кто, сколько и за что именно должен, если таких должников больше трех?

На все эти вопросы легко ответит База заказчиков и проектов.

С помощью Базы, фрилансер каждый день может увидеть полный отчет по своим доходам и проектам. Если к фрилансеру обращается постоянный заказчик, он легко найдет в Базе ссылку на его сайт и пароли. Также он может посмотреть все выполненные им проекты этого заказчика, почитать свои заметки по ним, перейти в архивные папки с файлами.

База сделана максимально простой и удобной. Она протестирована в реальной работе реальными фрилансерами. Результат очень положительный.

Все, что нужно, это вносить в таблицы Базы каждого своего нового заказчика и каждый свой проект. Постепенно база наполняется, и польза от нее будет видна фрилансеру уже через месяц.

Функции Базы
  • Учет заказчиков, их контактов, статистики сотрудничества, хранение ссылок и паролей.
  • Учет проектов, хранение ссылок на ТЗ, отчеты, папки проектов.
  • Статистическая информация: доходы, долги, количество проектов и т. д.
  • Простые калькуляторы.
Безопасность

Никаких макросов и скриптов в Базе нет. Это независимая, автономная, личная офлайн-база данных. Для большей уверенности в сохранности информации вы можете установить на файл Базы пароль (Файл => Сведения => Защита книги => Зашифровать с использованием пароля).

Важные особенности работы с Базой
  1. Вносить данные нужно только в две вкладки: «Заказчики» и «Проекты». При этом строки нужно заполнять подряд, не оставляя пустых.
  2. Часть ячеек имеют выпадающий список значений: при выборе ячейки справа появляется стрелка, на которую нужно нажать.
  3. На вкладках «Заказчики» и «Проекты» часть данных имеет красный цвет — они формируются автоматически, поэтому их не надо заполнять, а также нельзя удалять при очистке таблиц.
  4. В конце таблиц на вкладках «Заказчики» и «Проекты» есть надпись «Ниже формулы и правила надо протягивать», понимать ее нужно буквально. После того, как вы заполните все строки до строки с надписью «Ниже формулы и правила надо протягивать», нужно выделить всю предыдущую строку и протянуть ее вниз на нужное количество строчек.
  5. Таблицы и диаграммы на вкладке «Статистика» формируются автоматически, никаких изменений вносить на этой вкладке не нужно.
  6. На вкладке «Статистика» есть кнопка «Включить расчет?» с вариантами «Да» и «Нет». Эта кнопка запускает формулы массивов, которые и рассчитывают большую часть статистики. К сожалению, на старых компьютерах или при большом объеме данных формулы массивов ощутимо тормозят работу базы. Поэтому вы можете отключать расчет статистики, когда он не нужен, и включать его только во время просмотра статистики.
  7. Добавление абзацев внутри ячеек осуществляется нажатием Alt+Enter.
Как работать с Базой
  1. Заполнить подряд ячейки «Категории проектов» на вкладке «Служебная».
  2. Внести данные заказчиков на вкладке «Заказчики»: заранее или при добавлении каждого нового проекта.
  3. Заполнить строку проекта при работе над каждым новым проектом.
  4. При необходимости смотреть автоматические результаты на вкладке «Статистика».
Вопросы, пожелания, замечания, обновление

Любые вопросы по работе Базы, а также пожелания и замечания вы можете написать в комментариях внизу этой страницы.

Актуальная версия файла «База заказчиков и проектов» тоже будет доступна для скачивания на этой странице.
Текущая версия: 1.1.

Инструкция по использованию базы в скриншотах с пояснениями
Переключение вкладок, автоматическое заполнение, подсветка долгов
Как открыть посмотреть длинный текст в ячейках
Добавление ссылок на файлы, папки и страницы в интернете
Выпадающие списки в Базе
Служебная страница: заполнение категорий проектов
Статистика: включение расчета данных
Очистка старых данных на вкладках «Проекты» и «Заказчики»
Поддержать разработчика

База доступна для скачивания бесплатно, но если вы вдруг захотите, вы можете сделать символический перевод с помощью этой формы.

Где брать заказы?

Возможно, при прочтении этой статьи у вас возник вопрос, где брать столько заказов, чтобы для них была нужна База заказчиков и проектов.

Основная часть заказов фрилансерам поступает от постоянных заказчиков, а их легче всего найти на биржах фриланса. Одна из самых известных таких бирж — Фрилансхант. На наш взгляд, на Фрилансханте самые удобные условия работы и отсутствуют любые финансовые ограничения (нет необходимости покупать доступ к проектам или профиль Pro). Кстати, Фрилансхант опубликовал статью о Базе заказчиков (смотреть).

Changelog (журнал изменений)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *